Навигация > Главная страница / Для блогеров / Несколько правил переписки по e-mail

Несколько правил переписки по e-mail

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (4 Голосов. Средний балл: 4,75 из 5)
Loading...Loading...
Опубликовано в рубрике: Для блогеров

Спонсор поста: Блог о том, как заработать в Интернете.


Почти каждый день мы пользуемся емайлом: переписка, регистрации, рассылки. Все варианты использования ящика можно разделить на 2 категории: пассивное использование и активное. К первой я отношу все те случаи, когда ящик работает исключительно на приём корреспонденции: рассылки, запросы на подтверждение регистраций, различные уведомления. Т.е. там, где нет обмена данными, а происходит просто их одностороннее получение. (вот написал :)) А активное использование — это всевозможная переписка с людьми.

Из многолетнего использования электронной почты, люди выработали определённый свод правил, и все они написаны «кровью» (читай — нервами) пользователей. Предназначены они для того, что бы не только упростить наши отношения, но и повысить взаимопонимание, уважение и избежать всяческих недоразумений.
Некоторые из таких правил, которые сейчас кажутся вполне естественными и само собой разумеющимися, раньше я и сам не соблюдал. Например — сохранение истории переписки. Если пользователь не ведёт активной переписки, то основные моменты сообщений совсем не сложно запомнить а, в крайнем случае, можно просмотреть историю входящих (исх.) писем. И это не будет обременительно. Но вот когда, получение корреспонденции становится регулярным и массовым, тогда ситуация в корне меняется. Впервые на своей «шкуре» я это почувствовал пару лет назад, когда был модератором на одном спортивном форуме.

В сегодняшнем посте, попробую изложить те правила, которыми сам руководствуюсь. Некоторыми из них я пользовался всегда, некоторым — научила жизнь, а какие-то взял из чужого опыта.

Как начинать письмо.
Как обращаться к другому человеку, при дружеской переписке — это личное дело каждого. Дружеские, неформальные отношения, они на то и дружеские — потому, что там, все максимально упрощено. Стиль общения в разных коллективах — разный. Но, наверное, не ошибусь, если скажу, что 90% таких сообщений начинается со слова «привет».
Другое дело, когда переписка происходит между малознакомыми людьми, и которая носит хоть какой-то оттенок официальности. В таких случаях, я всегда начинаю письмо словом «Здравствуйте». Слова «Добрый день» или «Добрый вечер» не употребляю, по той причине, что я ведь не знаю, в какое время суток будет читать это письмо получатель. Мелочь — но тем не менее… И как мне кажется, такая форма приветствия скорее уместна при личном обращении, но не при переписке.
Некоторые люди ещё используют фразу «Доброго Вам времени суток» Но, во-первых — такая «фишка» не годится при деловой переписке, во-вторых — люди постарше, смотрят на эту фразу часто с непониманием, а в третьих – это фраза в три раза длиннее, чем слово «Здравствуйте».))
После приветствия, ставлю точку. Некоторые используют восклицательный знак, но мне кажется, что при написании обычного письма — это уже лишнее. Согласитесь, ведь — это не торжественная ода, и не выражение «щенячьего» восторга. Ну, конечно я не имею ввиду различные торжественные ситуации.

Тема письма.
Это ещё один пункт, который я раньше вообще не брал во внимание. Мне казалось, что — это лишнее… Теперь, каюсь.
Сейчас понимаю, что заполнение этой графы — обязательно. Может быть, в будущем, мы придём к тому, что без заполнения данного пункта, будет невозможно вообще отослать письмо.
Что там писать? Краткая суть вашего письма, т.е. — 3-5 слова.
Что даёт «тема»? Это позволяет получателю рационально использовать своё время. Также, эта графа может быть полезна и самому отправителю. Указав тему письма, у Вас есть дополнительный шанс заинтересовать человека, чтобы он прочёл ваше письмо в числе первых. Как Вы понимаете — это полезно при разрешении каких-то ситуаций, которые требуют срочных действий.
Вспомните спамеров, которые «бомбардируют» наши ящики. Они всегда заполняют эту графу. Да и ещё заголовки пишут – яркие и сочные. И если бы это не работало, то они бы этим не занимались — согласитесь.)
офис

История переписки.
Обязательно сохраняйте историю. Как я уже говорил — когда получаешь много писем, то очень сложно, а порой и просто невозможно удержать всё в голове — это раз. Посылая повторное письмо в какую-то компанию, возможен вариант, что на этот раз читать Ваше письмо будет уже совсем другой человек. Поэтому, сотрудник будет «не в теме», и в лучшем случае — Вас попросят объяснить всё заново, в худшем — вообще не ответят — это два.
Есть ещё один плюс: в случае каких-то неправомерных действий (бездействий) со стороны сотрудника, Вы можете, обратится к его руководству, и к своим претензиям приложить историю переписки (через email, факс). Кстати говоря, меня это уже несколько раз выручало, когда нужно было поставить на место «зажравшуюся морду», а придти в офис не было возможности.

Как вы корабль назовёте…
Как подписываться? Что использовать, — ник или свои реальные данные?
Если ситуация не принципиальная, то можно обойтись и ником — это всем понятно. И вряд ли, кто-то будет подписывать серьёзное письмо «пупсиком» (хотя, кто знает…:)), потому что доверия к таким письмам будет мало.
Что касается меня, то если я указываю, ник, то всё равно, параллельно указываю и своё реальное имя.

Сама атмосфера Интернета раскрепощает людей и делает общение в сети намного проще, чем в реальной жизни. Но не стоит забываться и везде этим пользоватся. Помните, что на другом конце, не просто малознакомый человек, …но и у вас с ним может быть большая разница в возрасте. Поэтому, будет смотреться несколько странно, если вы будете обращаться — «привед чувак, «подруга», «зайчик», а в конце ещё предложите вечерком оттопырится.)) У людей разной «возрастной категории» жизненные ценности могут отличаться очень сильно, т.к. воспитывались они на различных идеалах. И очень вероятно, что в вышеописанном примере, «пупс» не просто не поймёт прикола, а вообще откажется иметь с Вами дела.) Надо помнить об этом.

От кого получено письмо.
Не забывайте указать в настройках, что должно отображаться в графе «От кого» (поле From). При переписке — Это ваш первичный идентификатор, поэтому продумайте, что указать: ФИО, ник, email или web сайт. Указывайте те данные, по которым получатель сразу сможет понять — от кого пришло сообщение (и выделить его из массы других).

Конец письма.
Желательно что бы была настроена автоматическая вставка подписи. У меня это выглядит вот так:

С уважением, блогер CPU (Андрей).
Email: cpu-7990
vse-ok.com
IСQ: 404445504
www.vse-ok.com

Вот, в общем-то, и всё.) … Не все, но основные моменты, как мне кажется, затронул.


Регистрация, ремонт, обслуживание, автомобилей — эту информацию предоставляет автомобильный блог.  На блоге есть следующие рубрики: Видео,  Краш тесты, Новинки,  Резина.

Новые технологии, которые появились за последнее время в мире техники.

В ближайшее время, в Подмосковье будет создан коттеджный поселок. В этом дачном поселке будет осуществляться продажа домов из оцилиндрованного бревна. Мечтаю о таком доме в коттеджном поселке эконом класса.

А приобретя дом, не забудте о борьбе с грызунами, которые могут подпортить вашу недвижимость.)  И в этом поможет  отпугиватель крыс PestRepeller 9V. Это один из самых мощных приборов для борьбы с грызунами.


Весна красна цветами, а этот блог хорошим RSS.
Buzz vkontakte

Оставить комментарий: